Access es la parte del segundo ejercicio que más gente se salta, y la que tiene el vocabulario más cerrado: registro, campo, clave principal, consulta, relación. Casi todas las preguntas se resuelven sabiendo qué significa exactamente cada palabra, y por eso se aprende en pocas horas.
Las 3 primeras de las 26 de este tema, gratis · sin registro · corrección oficial
Los seis objetos, y cuál hace qué
Una base de datos de Access contiene tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Todo eso vive dentro de un único archivo con extensión .accdb desde la versión 2007, cuando sustituyó al antiguo .mdb.
Las preguntas suelen atacar la confusión entre tres de ellos: quien almacena los datos es siempre la tabla; el formulario sirve para introducirlos y verlos cómodamente en pantalla; y el informe existe para presentarlos, normalmente en papel. Un formulario no guarda nada por sí mismo, y un informe tampoco.
De la tabla hay que tener automatizado que las filas son registros —la ficha completa de un empleado— y las columnas son campos, cada dato suelto de esa ficha.
La clave principal y las relaciones
La clave principal identifica unívocamente cada registro: ni se repite ni admite valores nulos. Access la propone por defecto como un campo de tipo Autonumeración, que va asignando un número nuevo a cada registro sin que el usuario pueda escribirlo.
En una relación uno a varios, la clave externa se coloca en la tabla del lado «varios». Es el punto que más se falla y se recuerda con un ejemplo: un departamento tiene muchos empleados, así que el campo departamento está en la tabla de empleados, no al revés.
Las relaciones de varios a varios no se pueden crear directamente: necesitan una tabla intermedia que guarde las claves de las otras dos, como la tabla de matrículas entre alumnos y asignaturas. Y la integridad referencial es la que impide los registros huérfanos: no deja asignar un empleado a un departamento que no existe.
Consultas: selección, acción y criterios
La consulta de selección recupera datos sin tocarlos. Las que modifican son las consultas de acción, y son cuatro: creación de tabla, datos anexados, actualización y eliminación. Que la de selección no sea de acción es pregunta habitual.
De los criterios, dos reglas que resuelven muchas preguntas. Los escritos en la misma fila se combinan con Y, así que deben cumplirse todos a la vez; los escritos en filas distintas se combinan con O, y basta con que se cumpla uno. Y el asterisco sustituye a cualquier número de caracteres: Como "M*" devuelve lo que empieza por M.
La consulta de parámetros es la que pide el valor al ejecutarse, escribiendo el texto entre corchetes en la fila de criterios. Sirve para reutilizar la misma consulta cambiando solo el dato que se busca.
Propiedades de campo que se confunden entre sí
Tres propiedades distintas que suenan parecido: la máscara de entrada guía cómo se teclea el dato, la regla de validación comprueba si el valor introducido es aceptable, y el valor predeterminado es el que aparece ya escrito al crear el registro.
Del tipo Número conviene retener el tamaño Byte, que admite enteros de 0 a 255. Y del tipo Sí/No, que es el que guarda los campos de dos valores y se muestra como casilla de verificación.
Indexar un campo acelera búsquedas y ordenaciones a cambio de espacio y de algo de lentitud al escribir. La clave principal está siempre indexada y sin duplicados.
Cómo estudiarlo
Es el tema con mejor relación entre horas y preguntas de todo el segundo ejercicio, porque el vocabulario es corto y no cambia. Si tienes Access instalado, crea una base de datos con dos tablas relacionadas y una consulta: media hora haciéndolo fija lo que tres lecturas no fijan.
Si no lo tienes, no pasa nada: las preguntas son de concepto, no de manejo. Tests cortos y repaso de lo fallado bastan para llevarlo al día del examen.
5 preguntas de muestra de este tema
Estas son preguntas reales de nuestro banco, con la explicación y el artículo. Despliega la respuesta cuando la hayas pensado.
Los objetos que puede contener una base de datos de Access son:
A) Únicamente tablas y consultas
B) Tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos
C) Documentos, plantillas, estilos y secciones
D) Hojas, libros, gráficos y tablas dinámicas
Ver respuesta y explicación
Respuesta correcta: B) Tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos
Access · ObjetosEsos seis son los tipos de objeto de Access, y se manejan desde el panel de navegación. Hojas y libros son de Excel; documentos y estilos, de Word.
Dentro del tipo de datos Número, el tamaño de campo Byte admite valores enteros entre:
A) 0 y 100
B) 0 y 255
C) -128 y 127
D) 0 y 65.535
Ver respuesta y explicación
Respuesta correcta: B) 0 y 255
Access · Tipos de datosByte ocupa un solo byte y guarda enteros de 0 a 255. Los demás tamaños habituales son Entero, Entero largo, Simple y Doble, de mayor capacidad.
¿Cuál de estas NO es una consulta de acción en Access?
A) Consulta de eliminación
B) Consulta de datos anexados
C) Consulta de actualización
D) Consulta de selección
Ver respuesta y explicación
Respuesta correcta: D) Consulta de selección
Access · ConsultasLas consultas de acción modifican los datos: crear tabla, anexar, actualizar y eliminar. La de selección se limita a mostrar registros.
La integridad referencial en Access impide, entre otras cosas:
A) Introducir en la clave externa un valor que no exista en la tabla relacionada
B) Que dos usuarios abran la base de datos a la vez
C) Crear más de una consulta sobre la misma tabla
D) Ordenar los registros por un campo distinto de la clave principal
Ver respuesta y explicación
Respuesta correcta: A) Introducir en la clave externa un valor que no exista en la tabla relacionada
Access · RelacionesLa integridad referencial evita registros huérfanos: no se puede asignar un empleado a un departamento inexistente ni borrar el departamento dejando empleados colgando, salvo que se active la eliminación en cascada.
Indexar un campo en Access sirve para:
A) Relacionar automáticamente dos tablas
B) Cifrar el contenido del campo
C) Acelerar las búsquedas y ordenaciones por ese campo
D) Impedir que el campo quede vacío
Ver respuesta y explicación
Respuesta correcta: C) Acelerar las búsquedas y ordenaciones por ese campo
Access · ÍndicesEl índice agiliza búsquedas y ordenaciones a costa de algo de espacio y de lentitud al escribir. Puede admitir duplicados o no, y la clave principal se indexa siempre sin duplicados.