Excel es, con Word, la materia con más peso del segundo ejercicio. Y es la que tiene las preguntas más reconocibles del examen: referencias con dólar, mensajes de error y qué hace exactamente cada función. Todo se resuelve sabiendo, no razonando.
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Una referencia relativa como A1 cambia al copiar la fórmula; una absoluta como $A$1 no cambia nunca; y las mixtas fijan solo una de las dos coordenadas. La regla para no dudar es que el dólar fija lo que va inmediatamente detrás: en A$1 queda fija la fila y en $A1, la columna.
La tecla F4 mientras se edita la fórmula rota entre los cuatro tipos, que es como se hace en la práctica y como conviene tenerlo asociado en la cabeza.
Y una distinción que cuesta puntos: los dos puntos definen un rango continuo y el punto y coma separa argumentos sueltos. =SUMA(A1:A5) suma cinco celdas; =SUMA(A1;A5) suma dos. Las dos devuelven un número creíble, y por eso el error pasa desapercibido.
Cada error dice una cosa distinta y se pregunta tal cual. #¡DIV/0! es una división entre cero. #¿NOMBRE? significa que Excel no reconoce lo escrito: una función mal tecleada o un nombre de rango inexistente. #¡VALOR! es un tipo de dato incorrecto, como sumar texto. #¡REF! es una referencia que ha dejado de existir porque se borró la fila, columna u hoja a la que apuntaba. Y #N/A es un valor no disponible, el que devuelve una búsqueda que no encuentra nada.
Aparte va la fila de almohadillas, ######, que no es un error de cálculo: el valor está bien y lo único que pasa es que la columna es demasiado estrecha para mostrarlo.
Las de agregación: SUMA, PROMEDIO, MAX, MIN, CONTAR —que cuenta solo números— y CONTARA, que cuenta cualquier celda no vacía. La diferencia entre esas dos últimas es pregunta habitual.
Las condicionales: SI para devolver un valor u otro según una condición, CONTAR.SI para contar las celdas que la cumplen y SUMAR.SI para sumarlas. Cuando SUMAR.SI lleva tres argumentos, el criterio se comprueba en un rango y se suma otro distinto.
Y las de búsqueda. BUSCARV busca en vertical, siempre en la primera columna del rango, y devuelve el dato de la columna que se le indique; el último argumento en FALSO exige coincidencia exacta, que es lo que se quiere casi siempre. Si no encuentra nada, devuelve #N/A.
Conviene distinguir cuatro herramientas que se confunden en el examen: el formato condicional cambia el aspecto de la celda según su valor; la validación de datos limita qué se puede escribir en ella; inmovilizar paneles mantiene visibles los encabezados al desplazarse; y filtrar oculta filas sin borrarlas, a diferencia de ordenar, que las reorganiza.
La tabla dinámica es la que más impresiona y la más sencilla de entender en una frase: resume grandes volúmenes de datos agrupándolos por los campos que se coloquen en filas, columnas y valores, sin escribir ninguna fórmula.
De los límites de la hoja, dos cifras que caen literales: desde el formato .xlsx hay 1.048.576 filas y 16.384 columnas, siendo la última la XFD. Los límites antiguos —65.536 filas y 256 columnas, hasta la IV— eran los del formato .xls.
Abre un libro en blanco y reproduce lo que estudias: escribe una fórmula, cópiala hacia abajo y mira cómo cambian las referencias; provoca a propósito cada error para ver cuál sale. Diez minutos haciéndolo valen más que una hora de apuntes.
Después, tests cortos y frecuentes. Junto con Word, es la parte del temario con mejor relación entre horas invertidas y preguntas ganadas, porque el segundo ejercicio reparte hasta 50 preguntas y es todo materia de este tipo.
Estas son preguntas reales de nuestro banco, con la explicación y el artículo. Despliega la respuesta cuando la hayas pensado.
Respuesta correcta: C) Alternar entre referencia relativa, absoluta y mixta
Excel · ReferenciasF4 va rotando A1, $A$1, A$1 y $A1. Es la forma rápida de fijar una referencia antes de copiar la fórmula al resto de la columna.
Respuesta correcta: B) Se busca una coincidencia exacta
Excel · FuncionesFALSO (o 0) exige coincidencia exacta y es lo que se quiere casi siempre; VERDADERO admite la aproximada y obliga a que la primera columna esté ordenada.
Respuesta correcta: A) Cambiar el aspecto de las celdas automáticamente según el valor que contienen
Excel · FormatoEl formato condicional actúa sobre la apariencia. Impedir valores incorrectos es la validación de datos, y calcular según una condición es la función SI.
Respuesta correcta: D) El valor más alto del rango
Excel · FuncionesMAX devuelve el valor, no su posición. Para saber en qué celda está se combina con COINCIDIR.
Respuesta correcta: A) Primero por el criterio superior de la lista y, en caso de empate, por el siguiente
Excel · DatosLos niveles de ordenación funcionan en cascada: el segundo criterio solo desempata a los que coinciden en el primero.
Sin registro: respondes las 3 primeras y decides después.